Stereoscape on viime vuosina kehittänyt virtuaalisia ratkaisuja, joiden tarkoitus on mahdollistaa parempi vuorovaikutus ihmisten välillä etänä esimerkiksi virtuaalimyynnissä tai virtuaalikoulutuksissa. Siksi olimmekin erittäin kiinnostuneita haastattelemaan Grape Peoplen etäkokousmies Jonas Rajantoa aiheesta ja kuulemaan, mitä hänellä on sanottavana uusista viestintäkanavista ja ihmisten välisestä vuorovaikutuksesta etätyöaikana.

Kuka olet ja mitä teet?

Nimeni on Jonas Rajanto ja missionani on pelastaa ihmiset huonoilta etäkokouskokemuksilta. Käytännössä valmennan virtuaalifasilitointitaitoja, eli etänä toteutuvien ryhmätilanteiden, kuten kokousten, koulutusten ja työpajojen, suunnittelua sekä ohjausta. Keskitymme niin vuorovaikutustaitoihin kuin ryhmätyömenetelmiin ja niitä mahdollistaviin teknologioihin. 

Kerro hieman organisaatiostasi.

Grape People on 17 vuotta fasilitoinnin parissa työskennellyt organisaatio, jonka tavoitteena on tehdä organisaatioista osallistavampia. Uskomme, että organisaatioiden voima perustuu ensisijaisesti ihmisten välisiin kokoontumisiin ja yhteistyöhön. Käytännössä järjestämme asiakkaillemme fasilitointitaitojen valmennuksia. Autamme asiakkaitamme myös kehityshankkeissa suunnitellen ja toteuttaen työpajoja, joissa esimerkiksi suunnitellaan tai jalkautetaan muutosta organisaatioon tai kehitetään tiimityötä. Järjestämme myös avoimia valmennuksia, joihin kuka vaan saa osallistua. 

Miten olet havainnut koronan vaikuttavan ihmisten kykyyn tehdä yhteistyötä? 

Viime vuosi on ollut todella iso muutos monelle organisaatiolle. Niin meillekin. Keväällä kalenterimme tyhjenivät täysin, kun kaikki keväälle sovitut keikat peruuntuivat. Onneksi Grape People oli aloittanut etäyhteistyön kehittämisen jo kauan sitten – autoimme ensimmäisiä asiakkaita jo 2005. Aloitin itse organisaatiossa 2016 ja etäfasilitoinnin kehittäminen ja markkinointi on ollut päätoimeni. Kun korona ja pakotettu etätyö alkoivat, edellytykset harjoittaa liiketoimintaamme etänä olivat siis jo kunnossa. Näin ollen “koronakuoppamme” jäi matalaksi ja kalenterimme täyttyivät uudelleen nopeasti. 

Organisaatioiden siirtyessä etätyöskentelyyn eri tiimit lähestyivät meitä monenlaisilla kysymyksillä. Heidän mieltään askarruttivat kysymykset aina läsnäolosta ilmapiirin luomiseen ja palautteen annosta vuorovaikutukseen; miten eri kommunikointitilanteet, kuten infot, seminaarit, kokoukset, asiakastapaamiset yms. tehdään etänä? Autoimme asiakkaitamme pääsemään pahimman yli. Nyt on siirrytty selviämistilasta miettimään tulevaisuutta: Kuinka suuri osa tekemisestä jää etätyöksi, nyt kun siihen on opittu? Siirrymmekö takaisin fyysiseen työympäristöön, vai tuleeko “hybridimalleista” tavallisia – malleista, joissa työtä tehdään esimerkiksi puolet etänä ja puolet läsnä. Saa nähdä! Joka tapauksessa tarjoamme asiakkaillemme valmiuksia yhteistyön ohjaamiseen kasvotusten ja etänä jatkossakin.

Millä tavoilla yhteisymmärrystä luodaan etänä?

Miten autoimme asiakkaitamme koronakriisissä? Lähdimme usein liikkeelle tekniikan pelon voittamisesta ja rohkean asenteen harjoittelemisesta. 

Valmennuksissa korostuivat nämä asiat: 

• Ymmärrä tapaamisen tarkoitus ja tavoite
  • Moni palaveri venyy tai jopa epäonnistuu epäselvän tavoitteen vuoksi. 

• Taklaa pelko teknologiasta 
  • Teknologian ei tarvitse olla este yhteistyölle. 

• Aloita pienillä kokeiluilla 
  • Jo pienilläkin keinoilla saadaan etäpalavereista kiinnostavampia. 

• Panosta valmisteluun 
  • Onnistuminen on suorassa suhteessa suunnitteluun ja valmisteluun käytettyyn aikaan. 

Kaikissa tapaamisissa – mutta etenkin etätapaamisissa – on tärkeää sanoittaa tavoitteet. Mitä halutaan saada aikaiseksi? Mitä halutaan oppia tai päättää? Mikä vaikutus halutaan saada aikaiseksi? Mikä on tapaamisen toivottu lopputulos?  

Etänä kokoustaminen voi olla yksitoikkoista ja puuduttavaa. Olisi hyvä miettiä, miten aktivoidaan osallistujien aistit. Pelkän kuuntelemisen sijaan täytyy puhua. Pelkän puhumisen sijaan täytyy nähdä ja tehdä. Täytyy osallistua. Näin tapaamisesta jää vahvempi muistijälki. Käytännössä monologit täytyy muuttaa dialogiksi – ja tämä edellyttää osallistamista. 

Ennen tätä täytyy kuitenkin taklata mahdolliset tekniset sudenkuopat. On tärkeää varmistaa etukäteen, että tekniset edellytykset ovat osallistujille selvät. Mitä tarvitaan, mitä on hyvä ottaa huomioon ja mitä voidaan tehdä etukäteen, jotta tapaaminen sujuu paremmin? Esimerkiksi voimme tarkistaa, että jokaisen ääni kuuluu selkeästi ennen kuin aloitamme. Voimme myös etukäteen kertoa, että tässä kokouksessa toivomme videokameroiden käyttöä tai että osallistuu tietokonetta käyttäen, eikä vaikkapa tien päältä auton ratista. 

Tekniset haasteet pitää raivata pois läsnäolon ja keskustelun tieltä. Tekniset ongelmat voi jopa muuttaa mahdollisuudeksi tuomalla ne esiin ja keskustelemalla niistä tapaamisen alussa. Näin rikotaan jää ja luodaan yhteistä onnistumisen tunnetta, sekä lievennetään tekniikkaan liittyviä pelkoja. 

Läsnäolon varmistamiseksi on yleensä ratkottava neljä asiaa: 

• Tekninen varmuus 
• Kokousetiketti 
• Yhteinen suunta 
• Luottamuksen ilmapiiri 

Tekninen epävarmuus varjostaa etäkokouksia. Osallistujat, jotka ovat epävarmoja mikrofonin, videokameran tai kokoussovelluksen käytöstä tai muuten pelkäävät tekevänsä virheen, jäävät passiivisiksi. He saattavat jättäytyä pois keskustelusta ja tekemisestä, vaikka heillä olisi paljon annettavaa. Tekniset esteet pitää raivata, jotta kaikki saadaan mukaan. 

Emme voi noudattaa samaa kokousetikettiä etänä kuin kasvotusten. Vuorovaikutus toimii eri tavoin, kun emme näe kasvonilmeitä ja kehonkieltä samoin. Meillä ei myöskään ole fyysisiä istumapaikkoja, jolloin katseemme suunta yksinään viestii, ketä milloinkin kuuntelemme. Haaste kasvaa, kun kokoukseen osallistuu ihmisiä eri organisaatioista, joissa on eri kokouskulttuuri ja lisäksi käytetään ehkä eri kokoustyökaluja. Etänä työskentelytapa on hyvä vääntää rautalangasta tapaamisen alussa. Joskus, vaikkapa koulutuksen tapauksessa, työskentelytapa kerrotaan. Oman tiimin kesken siitä ehkä pikemminkin sovitaan.  

Oletamme useasti, että kaikki muistavat kokoontumisen syyn ja ymmärtävät sen tavoitteen samalla tavalla. Tämä on riskialtis oletus – monet kokoukset venyvät juuri siksi, ettei alun alkaenkaan ollut yhteistä käsitystä keskustelun tavoitteesta. Lyhyt keskustelu tapaamisen tarkoituksesta aluksi ja ehkä odotusten jakaminen auttavat osallistujia unohtamaan edellisen kokouksen tai tekemättömät työnsä, rauhoittumaan tämän asian äärelle ja fokusoimaan ajatukset yhteisen päämäärän eteen. 

Ilmapiiri rakentuu yleensä spontaanisti kasvotusten tapaamisissa. Ei ihme, olemmehan harjoitelleet vuorovaikutustapaa siitä lähtien kun olemme istuneet leirinuotion ympärillä. Etänä ei ole fyysistä kokoontumispaikkaa. Ympäristö on mauton ja hajuton – monotoninen. Meillä ei ole jaettua kontekstia. Meidän on vaikea seurata johtajan esimerkkiä, kun emme näe johtajaa. Johtajan taas on vaikea johtaa ilman yhteyden tunnetta muihin. 

Ilmapiirin luomiseksi on siis tärkeää, että koollekutsuja näyttää vahvaa esimerkkiä ja kutsuu omalla toiminnallaan muut mukaan keskusteluun. Ilmapiiri täytyy rakentaa tietoisesti pyytämällä jokainen osallistuja (tai vähintään muutama muu kuin vetäjä) ääneen. Aina emme voi käyttää videokameroita – kuuntele siis tarkkaan muiden äänensävyä. Kuuluuko äänestä rauhallisuus ja iloisuus? Innostus? Vai kenties väsymys ja kuormitus tai ärtyneisyys? Entä kuuleeko kaikkien äänen edes kunnolla? Tässä palataan siihen, että on tärkeää varmistaa tekninen sujuvuus.

Miten luottamus ja sitoutuminen luodaan etätapaamisissa asiakkaiden kanssa?

Asiakastapaamiset ovat aina luottamuksen luomista tai ylläpitämistä varten. Oli sisältö tai agenda mikä tahansa, tärkeää on siis onnistua luottamuksen luomisessa tai sen säilyttämisessä. Epäonnistumiset asiakastilanteissa johtuvat yleensä siitä, ettemme onnistuneet luottamuksen rakentamisessa. Asiakkaan huolet suhteessa meihin tai käsillä olevaan asiaan eivät ratkenneet. 

Koska luottamus on herkkä asia, olemme entistä tarkempia toiminnastamme etätapaamisissa. Olemme varovaisempia, kun emme näe toisten reaktioita omaan toimintaamme. Voikin syntyä itseään syöttävä kierre: koska kukaan muu ei uskalla puhua suoraan, en uskalla minäkään. Pidän varmuuden vuoksi kameran pois päältä ja mikrofonin mykistettynä. Vastaan vain suoraan minulle esitettyihin kysymyksiin, jotten vahingossakaan keskeyttäisi muita. 

Yhteisymmärryksen kulmakivet pysyvät kuitenkin asiakastilanteissa samoina kuin muissakin etätapaamisissa. Tekniset ongelmat on hyvä taklata etukäteen ja niistä voi jopa tehdä mahtavan jäänmurtajan tilanteeseen. Ratkaisemalla tekniset ongelmat alkuun voi asiakkaalle syntyä psykologisesti turvallinen olo: eivät nämä tekniset ongelmat sittenkään ole ylitsepääsemättömiä. Enhän minä ole näiden haasteiden kanssa yksin. Ehkä onnistumme jopa luomaan hengen ”yhdessä ratkaisemme tekniset haasteet” 

Mitä tulee etikettiin tai yhteisiin pelisääntöihin, voi asiakkaalle ehdottaa toimintatapaa ja kysyä, miltä se tuntuu. ”Miten teillä yleensä toimitaan? Meillä toimitaan näin.” Pelisäännöistä keskusteleminen alkuun luo pohjaa sujuvalle keskustelulle. Voi olla, että asiakasta täytyy pyytää käyttämään videokameraa tai kirjoittamaan vaikkapa oma mielipiteensä chattiin. Näistä osallistumisen edellytyksistä on hyvä kertoa etukäteen, jotta asiakas pystyy varautumaan siihen. Osallistumisen tulee olla riittävän helppoa – eli yksinkertaista – mutta kuitenkin riittävän runsasta ja monipuolista, jotta yhteys ja luottamus voi syntyä osallistujien välille.

Miten teknologia voisi parantaa yhteistyötä etätapaamissa?

Olemme puhuneet paljon etätapaamisten haasteista. Niissä on kuitenkin onneksi myös etuja. Yksi onnistuneen yhteistyön edellytyksistä on yhteinen ymmärrys sovituista asioista. Mitä olemme oivaltaneet? Mitä olemme päättäneet? Mitä sopineet tekevämme? Jos yksi kirjoittaa muistion palaverista jälkeenpäin, ei se välttämättä edusta kaikkien näkemystä lopputuloksista.

Yksi fasilitoinnin kulmakivistä onkin ryhmämuistin käyttö. Ryhmämuisti on siis kaikkien näkemä yhteinen muistio. Se voi olla paperi, fläppitaulu, valkotaulu, Word-dokumentti seinälle heijastettuna tai digitaalinen whiteboard. Ajatuksena on, että muistiota tehdään reaaliajassa kaikkien nähden. Joskus muistio kirjoitetaan yhdessä ryhmän kanssa. Joka tapauksessa ryhmämuistin käyttö selkeyttää keskustelua ja helpottaa osallistujien keskittymistä. Bonuksena ei jälkeenpäin tarvitse erikseen käyttää aikaa muistion puhtaaksi kirjoittamiseen. 

Etänä muistion voi heti tuottaa lopulliseen muotoonsa, kun kasvotusten saatamme joutua valokuvaamaan lopputulokset ja muokkaamaan niitä jaettavaan muotoon. Monet työkalut tarjoavat myös tallennuspaikan automaattisesti – vaikkapa Microsoft Teamsissa tietyn tiimin tietyn kanavan tiedostot-osio. Muita jaettuja tallennuspaikkoja ovat vaikkapa Google Drive tai Dropbox.

Miten tuttu olet virtuaalitodellisuuden (VR) teknologioiden kanssa? Millaisia kokemuksia sinulla on näistä teknologioista etätapaamisissa?

Tutustuin VR-teknologioihin kunnolla ensimmäisen kerran 2017, kun katsoin Oculus Connect -striimiä. Mietin, että hetkinen, ovatko nämä teknologiat todella jo näin pitkällä? Kokemus oli tajunnanräjäyttävä: VR tarjoaa valtavasti uutta etänä tapahtuvalle vuorovaikutukselle. Voimme jälleen tuoda ihmiset jaettuun tilaan, jossa katseet kohdistuvat samaan paikkaan ja jokaisella osallistujalla on avatar sekä sijainti. Käsiteltävään materiaaliin voi viitata käsillään ja puheenvuoroja voi vaihtaa helposti, kun ihmisten äänillä on suunta – toisin kuin videopalavereissa nykypäivänä. Tämä helpottaa vuorovaikuttamista ja keskittymistä, aivan kuin samaan neuvotteluhuoneeseen kokoontuminenkin. 

Yksi suurimmista haasteista nykyisissä etätapaamisissa on yhteisen innostuksen aikaansaaminen. Se vaatii erityistä ponnistelua järjestäjältä (yleensä järjestäjätiimiltä), jotta kaikki saadaan sujumaan teknisesti hyvin ja osallistujat saadaan riittävän rentoon mielentilaan, jotta innostus pääsee syntymään. Näen virtuaalitodellisuuden tekevän tämän paljon helpommaksi, koska olemme jälleen tapaamisissa koko kehoillamme. Jokainen tapaaminen voi olla eri paikassa, ja meidän on helppo luoda tapaamisesta ainutlaatuinen. Teemmekö kaupat biitsillä? Asetammeko yhteiset tavoitteet alppimökissä vuoren huipulla? Pidämmekö tiiminkehityspäivän tulivuoren uumenissa? Mikä vain on mahdollista VR:ssä. 

Joskus voimme tehdä käsiteltävästä aiheesta käsinkosketeltavan. Tuodaan virtuaalitilaan kolmiulotteinen malli uudesta toimistosta, jota on tarkoitus suunnitella. Tai käsitellään uuden laitteen virtuaalimallia, jota on tarkoitus oppia operoimaan. Osallistujat joutuvat ponnistelemaan vähemmän, kun kaikkea sisältöä ei tarvitse pitää mielikuvituksessa. Visualisointikin saa aidosti uuden ulottuvuuden, kun voimme piirtää kolmiulotteisesti ilmaan. 

Ehkä viimeisenä saamme jälleen ns. rauhoitetun tilan kokoontumiselle. Videopalaverit eivät ole täysin immersiivisiä – eli ne eivät sulje pois muuta maailmaa. Sähköposti pimputtaa edelleen ja Teams-pikaviestit vaativat vastaamaan. Neuvotteluhuoneiden voima piilee osin siinä, että ne mahdollistavat keskittymisen ja yksityisyyden. Samaan voimme päästä näiden virtuaalitilojen avulla.

Jos voisit antaa etätapaamisten järjestäjille supervoimia, mitä ne olisivat?

Unelmani olisi, ettei teknologia olisi este yhteiselle ymmärrykselle, vaan se pikemminkin antaisi meille juuri supervoimat yhteisen ymmärryksen synnyttämiselle. Mitä se tarkoittaisi käytännössä? 

Tekniikkaa olisi niin intuitiivista käyttää, että haasteet selätetään hetkessä. Pääsisimme nopeasti itse asiaan eli keskusteluun, tutustumiseen, luottamuksen rakentamiseen ja ongelmien ratkaisemiseen. Teknologia opastaisi meitä käyttämään sitä, jottei kokouksen järjestäjän tarvitse käyttää siihen energiaansa. 

Teknologia voisi tarjota meille valmiita rakenteita riippuen tapaamisen tyypistä, tavoitteesta ja osallistujien määrästä. Se siis opettaisi fasilitoimaan rakenteiden kautta: aloittaminen, virittäytyminen, odotusten jakaminen, päätöksenteon vaiheet, toimenpiteiden suunnittelu, tauot ja pitkien tilaisuuksien energisoivat väliaktiviteetit. Mitä kaikkea teknologia voisikaan meille tarjota! 

VR:ssä mahdollisuudet kasvavat entisestään. Voisimme viedä ihmiset eri ympäristöihin virittääksemme heidät tiettyyn mielentilaan. Muodollinen alkukeskustelu voitaisiin käydä suuressa eteissalissa, josta voitaisiin siirtyä ideoimaan ratkaisuja avoimin mielin meren pohjaan tai avaruuteen. Teollisuushallien kehityspäätökset voisi tehdä itse tuotantosaleissa ja laivojen ominaisuuksista voisi puhua meren aalloilla. 

Myös osallistujien avattarien ulkonäköä ja vaikka fyysistä kokoa voisi muuttaa tarpeen mukaan keskustelun dynamiikan muuttamiseksi ja eri näkökulmien esiin tuomiseksi. Keskustelun ajankäyttöä voisi seurata kellon sijaan asettamalla aurinko taivaalle ja luomalla sen kautta kokemus ajan kulumisesta. 

Mitä hyötyä tästä olisi? Jokaisesta tapaamisesta jäisi vahva muistijälki. Emme pitäneet rutiinipalaveria, emme käyneet puisevassa koulutuksessa. Jaoimme yhteisen matkan, yhteisen kokemuksen, jonka lopputulokset jäävät mieleen pitkäksi aikaa. Kun palaamme virtuaaliseen tilaan, jossa saimme kokemuksen, muistot virtaavat takaisin mieleemme hetkessä. 

Yhteistyö voisi olla helppoa ja innostavaa. Se olisi iso muutos nykyiseen koronan pakottamaan etätyötilaan, jossa työ valitettavan harvoin on sitä – helppoa ja innostavaa. 

Teemme kuitenkin joka päivä parhaamme, jotta saisimme ihmisen takaisin tapaamisten keskiöön – ja teknologia (silloin, kun sitä tarvitaan) jäisi sinne taustalle tukemaan hyvää vuorovaikutusta. 

Lue lisää aiheesta:

Kilpailuetua digityökaluista B2B-markkinointiin: Haastattelussa Stereoscapen Jaakko Mattila

Six tips for compelling online product presentations

B2B-asiakkaan sitouttaminen digitaalisesti pandemian aikana ja sen jälkeen